Cómo hacer una factura correcta en 2025 (sin que Hacienda te llame)
Una factura incorrecta no es solo un papel mal hecho. Puede costarle dinero a tu cliente en deducciones rechazadas, generarte un requerimiento de Hacienda o dejarte sin cobrar si hay una disputa. Esto es lo que necesita una factura legal en España y los errores que más problemas dan.
Qué tipos de factura existen (y cuándo usar cada uno)
En España hay básicamente tres tipos de factura que necesitas conocer como autónomo:
Factura ordinaria
La más habitual. Incluye todos los datos obligatorios. Se usa para la mayoría de operaciones con empresas y con particulares cuando el importe supera los 400 € (IVA incluido) o cuando el destinatario lo requiere.
Factura simplificada (antes: ticket)
Para operaciones de menor cuantía con particulares, generalmente en comercio al por menor, hostelería o transporte. No incluye los datos del destinatario. Como autónomo que factura a empresas, rara vez la usarás.
Factura rectificativa
Cuando hay un error en una factura ya emitida o hay que modificar el importe. No se anula la original: se emite una rectificativa que hace referencia a la factura que corrige.
Los diez datos obligatorios de una factura legal
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) es claro sobre qué debe contener una factura para ser válida ante Hacienda. Si falta alguno de estos campos, la factura no sirve como justificante deducible para tu cliente.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número de factura | Correlativo y sin saltos dentro del año. Ejemplo: F2025-001, F2025-002... Si saltas un número, necesitas una explicación justificada. | Sí |
| Fecha de expedición | Cuándo emites la factura. Puede diferir de la fecha de prestación del servicio. | Sí |
| Datos del emisor | Tu nombre completo o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal completa. | Sí |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, NIF/CIF y dirección del cliente. Obligatorio si el cliente es empresa o autónomo. | Sí |
| Descripción del servicio o bien | Qué has prestado o vendido. Evita descripciones genéricas como «servicios profesionales». Sé concreto. | Sí |
| Base imponible | El importe sin IVA. Es la cantidad sobre la que se calcula el porcentaje de IVA. | Sí |
| Tipo de IVA aplicado | El porcentaje: 21%, 10%, 4% o exento. Si hay varios tipos en la misma factura, detállalos por separado. | Sí |
| Cuota de IVA | El importe resultante de aplicar el tipo impositivo a la base. | Sí |
| Retención de IRPF (si aplica) | Solo cuando facturas a empresas o autónomos españoles. Lo habitual es el 15%. El primer año como autónomo puedes aplicar el 7%. | Condicional |
| Total de la factura | Base imponible + IVA − retención IRPF. El importe que el cliente te va a pagar. | Sí |
IVA e IRPF: cómo calcularlos en la factura
El IVA
El tipo general en España es el 21%. Hay tipos reducidos: 10% para ciertos servicios y alimentos, y 4% para productos de primera necesidad. Como autónomo de servicios, casi siempre aplicarás el 21%.
Hay actividades exentas de IVA —sanidad, educación, servicios financieros— donde no aplicas ningún tipo. Si tienes dudas sobre el tuyo, busca tu epígrafe del IAE.
La retención del IRPF
La retención no es un gasto tuyo: es un pago anticipado de tu IRPF anual que hace el cliente en tu nombre. Cuando presentas la declaración de renta, ese importe ya está pagado y lo descontarás.
El tipo general es el 15%. Durante los tres primeros años de actividad puedes aplicar el 7% si ninguno de los dos últimos años tu rendimiento de actividad superó 15.000 € y representa más del 75% de tus rentas.
Ejemplo de factura completa:
* El cliente te ingresa 2.120 € y le retiene los 300 € de IRPF que pagará a Hacienda en su nombre.
La numeración de las facturas: por qué importa más de lo que parece
La ley exige que la numeración sea correlativa y sin saltos dentro de cada serie. No hay un formato obligatorio, pero sí reglas claras:
- Puedes reiniciar la numeración cada año (F2025-001, F2026-001...) o mantenerla continua sin reinicio.
- Puedes tener series separadas si tienes actividades distintas o quieres separar las facturas rectificativas (serie R2025-001 para rectificativas).
- No puedes tener el mismo número en dos facturas ni saltar números sin justificación documentada.
Cómo quedaría una factura correcta: dos ejemplos reales
El primer caso es el más habitual para un autónomo que presta servicios a empresas españolas. El segundo, cómo cambia la factura cuando facturas a un particular.
FACTURA · Nº F2025-018
Emisor
Carlos López García
NIF: 12345678A
C/ Mayor 14, 2ºA, Madrid 28001
Cliente
Empresa Demo SL
CIF: B87654321
Av. Diagonal 100, Barcelona 08008
Desarrollo web — Sprint 3 (mayo 2025)
Fecha expedición: 31/05/2025 · Fecha operación: mayo 2025
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Crear mi primera factura gratisCinco errores en facturas que provocan problemas con Hacienda
No son los más raros. Son los más frecuentes, los que se repiten, y los que convierten una factura normal en un dolor de cabeza.
Descripción demasiado vaga
«Servicios prestados en enero» no describe nada. Si Hacienda lo revisa, no puede verificar si el gasto es deducible para tu cliente. Usa descripciones concretas: «Diseño de logotipo e identidad corporativa», «Mantenimiento web mes de enero».
No aplicar retención IRPF cuando corresponde
Si tu cliente es una empresa española y no aplicas el 15% de retención, estás poniendo en riesgo tu declaración de IRPF. El cliente te retendrá ese porcentaje de todas formas en el pago; no ponerlo en la factura genera descuadres.
Numeración con saltos
Si tienes F2025-001, F2025-002 y luego F2025-005, ¿qué pasó con la tres y la cuatro? En una inspección, esos huecos generan preguntas incómodas. La numeración debe ser correlativa y sin interrupciones.
Guardar solo el PDF y no el original
Hacienda puede requerir facturas de hasta cuatro años atrás. Si solo tienes el PDF y el sistema con el que la generaste ya no existe, puede ser un problema. Guarda siempre las facturas en un lugar seguro y con respaldo.
Facturar a un cliente de la UE sin revisar las reglas del IVA intracomunitario
Si facturas a una empresa de otro país de la UE, generalmente no aplicas IVA si tienen número VAT europeo. Si lo aplicas cuando no debes, o no lo aplicas cuando debes, el error puede costarte dinero en ambos casos.
Cuánto tiempo tienes que guardar las facturas
La ley general es cuatro años desde que vence el plazo para presentar la declaración en la que se usó esa factura. En la práctica, muchos asesores recomiendan guardarlas cinco o seis años por si las cuentas de algún año se revisan con retraso.
No hace falta guardar papel. La AEAT acepta las facturas en formato digital siempre que se garantice su autenticidad e integridad. Un PDF almacenado en la nube cumple ese requisito.
Facturas correctas, sin errores y guardadas automáticamente
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Crear mi primera factura gratisPreguntas frecuentes sobre facturas
¿Puedo hacer una factura en Word o Excel?
Técnicamente sí, siempre que incluya todos los campos obligatorios. El problema es la numeración correlativa, que es difícil de controlar manualmente, y el riesgo de cometer errores. Un software de facturación lo hace automático y evita problemas.
¿Cuándo puedo aplicar el 7% de retención IRPF en lugar del 15%?
Durante los tres primeros años de actividad, si en los dos ejercicios anteriores tus rendimientos de la actividad fueron inferiores a 15.000 € y representaron más del 75% de tus rentas. Debes indicar en la factura que aplicas el tipo reducido del inicio de actividad.
¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?
Emites una factura rectificativa que hace referencia expresa a la factura original. No la borras ni la corriges: emites una nueva con el prefijo R (o el que uses para rectificativas) que anula o modifica la original.
¿Tengo que enviar la factura en papel o sirve el PDF?
El PDF sirve perfectamente. La AEAT acepta facturas electrónicas y el formato PDF es válido siempre que sea legible, no esté modificado y puedas garantizar su autenticidad. Envíala por email y guarda confirmación de recepción.